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        4招,教你管理招投標檔案~

        李思童 王健青 張雨霏 來源:中國醫院建筑與裝備  2020-07-09

        在醫院后勤管理中,招投標檔案的管理是檔案管理中重要的一環,但實際工作中存在留存檔案名錄不清、檔案留存形式和年限不明及檔案管理不夠規范等問題。


        招投標檔案3特征

        招投標檔案3特性招投標檔案3特性

        招投標檔案不僅記錄招投標的過程,同時也是明確法律責任的保證。招投標檔案存在三方面的特性:
        多樣性。醫院后勤招投標的合同范圍涉及電視電話類、商鋪類、藥房類、餐飲食堂類、汽車類、物業合同類、環境類、太平間類、供應類和工程類(動力和修建)等10余種合同,涉及整個后勤工作中的方方面面。
        系統性。招投標工作具有系統性,相應地產生的各種檔案資料也是一個整體。同時,在檔案管理過程中,應該具有科學合理的管理流程以及相關的配套制度。

        分散性。由于負責招投標的科室不同,在招投標檔案管理過程中有部分檔案留存在辦公室,同時也有部分檔案留存在各個科室中,由此導致了檔案管理規范不夠統一,對檔案的管理效率和水平也形成一定制約。


         招投標檔案管理存在的問題


        針對當前招投標檔案的特點,以及檔案留存的實際用途(如審計)等,認為當前招投標檔案留存存在以下三點問題:
        留存檔案名錄不明確。醫院對于檔案留存名錄沒有統一規定,復雜的檔案包括近20小項,簡單的檔案僅包括6小項。由于不同工作、不同部門對檔案資料的要求不同,有時會導致院方無法提供所需的檔案,從而造成外審和日常管理 中的不便。
        檔案留存形式和年限不明。目前醫院后勤檔案的留存形式以紙質版為主,也存在部分招投標文件是電子版的情況。關于檔案的留存年限,沒有明確規定。

        檔案管理不夠規范。醫院在招投標檔案管理方面尚無明確的管理細則,如何科學劃分檔案種類和不同部門的職責,如何提高檔案管理和使用的效率,都是困擾工作人員的現實問題。


        4個可行性意見

         
        檔案留存名錄。在《政府采購法》中規定采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料。雖然對檔案留存目錄并未有詳細的規定,但根據醫院后勤實際情況,強制性留存目錄應包括:閱辦單、三重一大會議紀要、招標文件、評標過程文件(專家簽到表、參與單位簽到表、招標論證會議紀要、評分表)、投標文件、最終合同。同一類型的項目應形成統一的招投標檔案留存目錄,以便于管理,并且確保滿足使用要求。
        檔案留存形式。《電子招標投標辦法》在2013年5月1日開始施行。這使招投標過程中電子招投標有法可依,方便了檔案的電子化留存。在招投標過程中,信息的記錄一般以紙質材料為主,可運用掃描儀等設備將紙質材料變成數字化材料,并進行智能化管理。電子化檔案的留存對電子信息的安全提出新的要求,可通過檔案加密、防火墻和預防入侵等手段加強電子檔案的安全性??傊?,通過現代化信息手段對招投標檔案進行電子化管理,可強化檔案的完整性,便于管理。
        檔案留存年限。檔案留存年限說法不一,在相關文件中關于招投標檔案留存年限的規定主要有三點。第一,在《政府采購法》中第四十二條規定:采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年;第二,在《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第六十七條中規定:采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年;第三,在工程類招投標檔案管理中,目前招投標檔案的保存期為5年,但是相關學者認為5年并不能夠涵蓋所有項目的竣工完成及后續工作,建議延長至15年。
        綜上所述,在日常檔案留存中應以15年為保存年限。
        檔案管理。檔案管理管理過程中除保存紙質資料外,還應保存電子資料,便于查找和智能化管理。同時,運用新技術和新理念,確保檔案的完整性和安全性。由此規范管理招投標檔案,建立統一的檔案管理標準。
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